Vergleich der Vor- und Nachteile zwischen der On- und Offline Durchführung eines Tag der offenen Tür

Online oder traditionell: Welcher Tag der offenen Tür ist besser?

Tage der offenen Tür erfreuen sich seit vielen Jahrzehnten einer wachsenden Beliebtheit. Unter den anderen Maßnahmen des Marketings und der Öffentlichkeitsarbeit stechen Tage der offenen Tür deutlich heraus: Sie nehmen durch Seltenheit und Inhalte eine Sonderstellung ein – aber auch durch den erforderlichen Arbeitsaufwand. Mit Blick auf diesen Aufwand sowie gegenwärtige Kontaktbeschränkungen aufgrund von Corona suchen Unternehmen und Organisationen Alternativen zum klassischen Tag der offenen Tür. Sind digitale Lösungen für virtuelle Tage der offenen Tür eine Option? Welche Vorteile und Nachteile bestehen?

Was ist ein virtueller Tag der offenen Tür? 

Wesensmerkmal eines virtuellen Tags der offenen Tür ist es, ein unmittelbares und bildliches Erleben einer Einrichtung zu ermöglichen. Solche Einrichtungen sind typischerweise Bildungsinstitutionen, Unternehmen, Behörden oder Museen. Eines der gängigen Mittel hierzu sind virtuelle Rundgänge durch Gebäude, bei denen digital Zusatzinformationen angeboten werden. Bei diesen Zusatzinformationen kann es sich beispielsweise um erklärende Videos zu Geschichte, Produkten und Dienstleistungen handeln, um virtuelle Klassenräume oder Showrooms, Live Chats, oder auch ein Quiz oder ein Rätsel. Manche dieser Elemente finden sich bereits standardmäßig auf Webseiten der Veranstalter – für einen digitalen Tag der offenen Tür werden diese in der Regel angereichert, neu arrangiert, und für einen zeitlich begrenzten Besuch zugespitzt. 

Virtuell als einziger Ausweg

Für nicht wenige Unternehmen und Organisationen sind virtuelle Tage der offenen Tür nicht etwa nur eine überlegenswerte Entwicklungsrichtung. Vielmehr sind digitale Veranstaltungslösungen wie diese oft der einzige Ausweg aus Kontaktbeschränkungen, die sich aus der aktuellen Corona-Pandemie ergeben. Höchst fraglich ist, ob es in 2021 überhaupt noch zu klassischen Tagen der offenen Tür kommen kann – wahrscheinlich sind solche Events erst wieder im nächsten Jahr möglich. 

Unternehmen und Organisationen, die bisher Kunden oder Nachwuchs über Tage der offenen Tür rekrutiert haben, bleiben daher zumindest aktuell auf digitale Lösungen für Tage der offenen Tür angewiesen. Dies verhält sich ähnlich wie bei Messen: Auch hier kommen absehbar nur Onlinelösungen zur Anwendung.

Unabhängig von der aktuellen Lage durch die Pandemie sind virtuelle Tage der offenen Tür auch grundsätzlich ein probates Mittel für diejenigen Unternehmen und Organisationen, die sich ländlichen Bereich liegen oder deren Kunden sich mehrheitlich nicht im direkten Einzugsgebiet des Standortes befinden. In vielen Fällen ist es für solche Unternehmen oder Organisationen wenig sinnvoll, einen physischen Tag der offenen Tür anzubieten. Allein die geringen Fallzahlen von Besucherinnen und Besuchern rechtfertigen hier oft nicht die Investitionen.

Virtuell bietet mehr Kontakte

Grundsätzlich bieten virtuelle Tage der offenen Tür die Möglichkeit erkennbar höherer Teilnehmerzahlen als klassische Tage der offenen Tür. Da die Teilnahme hier nicht von einer örtlichen Nähe abhängt, kann der Besucherkreis weltweit skaliert werden und die Besucherzahl deutlich gesteigert werden. Dem steht gegenüber, dass es bei klassischen Tagen der offenen Tür zu einer engeren Bindung zwischen den Veranstalter und den Gästen kommen kann. Erlebtes, Gespräche und atmosphärische Eindrücke dürften bei einem persönlichen Besuch stärker im Gedächtnis bleiben als ein virtuelles Event. 

Aufgabe des virtuellen Tags der offenen Tür ist es daher, diese engere Bindung durch besondere Inhalte und einen mehrfachen Kontakt zu erzielen. Dies gelingt beispielsweise durch Ankündigungen, Registrierungen und Nachbereitungen von digital abgehaltenen Tagen der offenen Tür – auch unter Einsatz von Social Media.

Faktor Kosten

Ein wesentlicher Vorteil virtueller Lösungen zum Tag der offenen Tür kann in einem effizienteren Mitteleinsatz gesehen werden. Hier geht es im Kern um die höhere Replizierbarkeit der Angebote. Ein klassischer Tag der offenen Tür kann grundsätzlich nur ein begrenztes Reservoir an Veranstaltungsangeboten, betreuenden Beschäftigten oder Räumlichkeiten bieten. 

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Allein die Bereitstellung von Infrastruktur zur physischen Betreuung von Besucherinnen und Besuchern führen bei den Veranstaltern zu erheblichen Kosten. Aufwendungen für Sicherheitsdienst, Reinigung, besondere bauliche Vorkehrungen, Druck von Programmen und Schildern oder Ausgaben für Catering gehen sehr schnell in die Zehntausende. Dem steht oft die Frage gegenüber, wie gut besucht ein solcher Tag am Ende eigentlich ist.

Alle Aufwendungen im Zusammenhang mit der physischen Betreuung der Besucherinnen und Besucher entfallen beim virtuellen Tag der offenen Tür vollständig. Dies spart Kosten oder ermöglicht es, diese für ein besseres Ergebnis der Veranstaltung einzusetzen. Darüber hinaus sind die Betreuungskosten für traditionelle Tage der offenen Tür oft Kosten zur sofortigen Abschreibung, während digitale Angebote eine längere Nutzungszeit und Wiederverwendbarkeit haben.

Personaleinsatz

Aufwändig ist beim klassischen Tag der offenen Tür auch der Personaleinsatz: Ausstellungen, Verpflegung, Dienstleistungen, Musik und Unterhaltung wollen nicht nur am Veranstaltungstag betreut, sondern auch zuvor organisiert werden. Je nach Größe des Tags der offenen Tür kann dies Beschäftigte über Wochen binden. Virtuelle Tage der offenen Tür bringen auch hier Vorteile: das eingesetzte Personal kann sich stärker auf die Inhalte und die Betreuung konzentrieren und damit sowohl die Kundenorientierung stärken wie auch bessere Ergebnisse im Interesse des durchführenden Unternehmens/Organisation erzielen.

Flexibilität

Virtuelle Tage der offenen Tür zwingen Veranstalter dazu, ihre wesentlichen Informationen in ein nur kurzes Zeitfenster zu pressen. Im Unterschied zum Tag der offenen Tür vor Ort ist die Verweildauer bei Onlineangeboten um ein Vielfaches geringer. Beim virtuellen Tag der offenen Tür entfallen Familienbesuche mit Hüpfburg, Wettbewerben, Kinderschminken und Schultanzgruppe, die zu einer Verweildauer von oft einigen Stunden führen. Vielmehr steht ein virtueller Tag der offenen Tür in absoluter Konkurrenz zu einer unüberschaubaren Vielzahl von Onlineangeboten. Aufgrund dieses Wettbewerbs kann eine digitale Lösung durch interessierte Teilnehmerinnen und Teilnehmer als weniger wertig empfunden werden, sofern hier nicht künstlich verknappt wird (Exklusivität, Begrenzung des Zugangs) und höchste technische und inhaltliche Qualitätsmaßstäbe angelegt werden. 

Wiederverwendbarkeit

Zu den wesentlichen Vorteilen eines virtuellen Tags der offenen Tür zählt auch die Wiederverwendbarkeit von Elementen. Zwar lassen sich auch Technologien und Elemente physischer Tage der offenen Tür wiederverwenden – bei der virtuellen Variante gelingt dies jedoch besonders nachhaltig. Plant man Weiterverwendungen bereits bei der Erstellung von Inhalten, lassen sich digitale Tage der offenen Tür durchaus mehrfach pro Jahr durchführen, ohne dass hierfür größerer Änderungsaufwand entsteht. Besonders wertvoll ist es zudem, dass bei virtuellen Lösungen die Besucherkontakte nicht händisch erfasst werden müssen, sondern zur künftigen Nutzung direkt digital vorliegen. Ohne Medienbruch kann bei Beachtung des Datenschutzes mit diesen Kontakten beispielsweise zur Kundengewinnung weitergearbeitet werden.

Ereignisunabhängiger

Ungeschriebene Gesetze von klassischen Tagen der offenen Tür sind sintflutartige Regenschauer oder prallster Sonnenschein am Veranstaltungstag. Es liegt auf der Hand, dass virtuelle Lösungen auch hier Vorteile haben – aber diese sind noch weit größer. Nicht selten kommt es nämlich auch vor, dass klassische Tage der offenen Tür nur an bestimmten Tagen angeboten werden. Zumeist sind dies Sonnabende in der Sommerzeit und schnell kann es so zu einer Ballung und Konkurrenz unter Veranstaltungen kommen. 

Bei traditionellen Tagen der offenen Tür erfordert die Organisation oft eine Terminfestlegung bereits Monate vor der Veranstaltung – mit allen Risiken hinsichtlich Wetter, Pandemie-Einschränkungen, Ereignissen oder Konkurrenzveranstaltungen. Virtuell ausgerichtet bleiben Veranstalter flexibler und können auch auf aktuelle Ereignisse oder Konkurrenzveranstaltungen reagieren. Eine Festlegung auf einen Termin für ein Online-Event sollte zwar veranstalterintern ebenso frühzeitig erfolgen, sie bleibt jedoch flexibel und muss der Öffentlichkeit auch erst eine oder zwei Wochen vor dem Termin kommuniziert werden.

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Erkennbarer Nachteil einer digitalen Lösung eines Tages der offenen Tür ist es indes, dass Beschäftigte des Unternehmens ihre Wirkungsstätte nicht selbst für Familie und Freunde zeigen können. Bei vielen Tagen der offenen Tür im klassischen Format zeigte sich diese Funktion als außerordentlich wichtig für die Motivation der Belegschaft und die Außenwirkung. Eine virtuelle Variante kann dies einzig dadurch umgehen, dass Beschäftigten eine Möglichkeit zur Präsentation im virtuellen Rahmen gegeben wird: beispielsweise durch Statements in Videos, durch Testimonials oder eine Fotogalerie. 

Nach der Pandemie

Veranstalter, die digitale Lösungen zum Tag der offenen Tür aktuell aufgrund der Pandemielage einführen, möchten dieses Instrument möglicherweise auch dann weiterführen, wenn wieder klassische Tage der offenen Tür möglich sind. Immerhin eignet sich der Veranstalter mit der Einführung der digitalen Lösung neues Know-how an, dass im unternehmerischen Sinne mehrfach verwendet werden sollte. Digitale Events dieser Art können problemlos parallel zu klassischen Events durchgeführt werden und bieten Zugangsmöglichkeiten für nicht ortsansässige Kunden und weitere Zielgruppen, die an klassischen Tagen der offenen Tür nicht teilnehmen.  

Fazit

Bis zur Aufhebung der entsprechenden aktuellen Beschränkungen infolge der Corona-Pandemie bleiben virtuelle Tage der offenen Tür eine attraktive Alternative für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Vorteile digitaler Lösungen in diesem Bereich sind die Steigerung von Kontaktmöglichkeiten, ein effizienterer Mittel- und personal Einsatz, Flexibilität und Wiederverwendbarkeit. Nachteile sind das fehlende unmittelbare persönliche Erleben und das Fehlen der Präsentationsmöglichkeit durch Beschäftigte für Familienmitglieder. 

Viel spricht dafür, virtuelle Tage der offenen Tür unter den gegenwärtigen Beschränkungen durch Corona einzuführen und diese beizubehalten, wenn wieder klassische Tage der offenen Tür möglich sind. In der Kombination einem klassischen Tag der offenen Tür und einer virtuellen Variante kann Reichweite erhöht und unternehmerischer Erfolg gesteigert werden. Gerade für Unternehmen mit nicht lokalem Kundenstamm oder nur begrenzten organisatorischen Kapazitäten können virtuelle Tage der offenen Tür auch grundsätzlich als alleiniges Mittel dieser Art zur Stärkung von Marketing und Öffentlichkeitsarbeit eingesetzt werden.