Unsere Top 10 Ideen wie Sie mehr aus einem virtuellen Tag der offenen Tür raushohlen

Tage der offenen Tür sind seit jeher ein wichtiges Instrument für Marketing und Öffentlichkeitsarbeit von Unternehmen und Organisationen. Mit einem Tag der offenen Tür zielen Veranstalter auf eine besonders enge Bindung zu bestimmten Zielgruppen durch persönliches Erleben. Dazu werden in der Regel Produktionsstätten, Bildungseinrichtungen, Museen oder Behörden für einen Tag zugänglich gemacht. 

In den meisten Fällen öffnen Einrichtungen ihre Türen für die allgemeine Öffentlichkeit, präsentieren Produkte oder Dienstleistungen, werben um Nachwuchs und bieten eine Verköstigung sowie Spiel und Spaß. Mindestens noch für das aktuelle Jahr werden solche Arten von Tagen der offenen Tür aufgrund von Corona wohl nicht mehr möglich sein. Daher stellt sich die Frage, wie virtuelle Tage der offenen Tür unter diesen Bedingungen durchgeführt werden können und was den Besucherinnen und Besuchern angeboten werden kann.

Vorüberlegungen: Was bietet man auf einem Tag der offenen Tür an?

Auf welcher Grundlage kann eine solche Ideensammlung erstellt werden? Hierzu ist es erforderlich, sich zunächst die Wesensmerkmale eines klassischen Tags der offenen Tür in Erinnerung zu rufen. Aus Sicht des durchführenden Unternehmens oder der Organisation dienen Tage der offenen Tür in der Regel erstens dazu, eine wohl geneigte abstrakte Öffentlichkeit zu schaffen (Öffentlichkeitsarbeit). Aus Sicht des Marketings geht es zweitens um die Verbesserung von Geschäftsmöglichkeiten und die Generierung von Neukunden. Aus Sicht Sicht der Personalgewinnung geht es drittens schließlich oft um die Gewinnung neuer Beschäftigter. Erste Empfehlung ist es daher, die Interessen mindestens dieser drei Bereiche zu identifizieren und die virtuellen Angebote darauf auszurichten.

Die Besucherinnen und Besucher verbinden ihrerseits mit Tagen der offenen Tür besondere Erwartungen. Für Besucherinnen und Besucher ist es oft interessant, beispielsweise einen detaillierten 360-Grad-Rundgang zu erhalten, um sich über die räumliche und sachliche Ausstattung zu informieren. Meistens wird jedoch mehr erwartet und Interessierte erwarten, dass ihnen hier Interessantes geboten wird, das nicht jederzeit und nicht jedermann zur Verfügung steht. Interessant und einprägsam werden solche Besuche dann, wenn man von ihnen etwas mitnehmen kann (auch im physischen Sinne) und wenn man eine Story erhält, über die man nach dem Event auch gern weitererzählen kann. Wesensmerkmale eines klassischen Tages der offenen Tür sind daher aus Besuchersicht Exklusivität, Mehrwert und Ereignischarakter. Virtuelle Tage der offenen Tür sollten auf eine größtmögliche Erfüllung dieser drei Merkmale zielen. Dazu sollte nicht nur ein virtueller Rundgang angeboten werden, sondern es sollten auch weiterführende Aktivitäten eingebunden werden.

Idee 1: Einbettung in Gesamtmaßnahmen

Als Teil einer systematischen Kette in Marketing und Öffentlichkeitsarbeit sind Tage der offenen Tür im besten Falle keine rein eigenständigen Veranstaltungen, sondern übernehmen Funktionen für Vorgänger- und Nachfolgemaßnahmen. Es ist daher darauf zu achten, dass insbesondere auch bestehende Kontakte Einladungen erhalten: Dies können neben aktuellen Kunden auch frühere Kunden oder potenzielle Kunden sein. Eine Planung für den Tag der offenen Tür sollte organisationsübergreifend klären, welche Daten hier vorliegen und mit Blick auf den Datenschutz genutzt werden können. 

Weitere Zielgruppen neben Kunden oder Teilnehmern sind Beschäftigte und deren Familien, Nachwuchspersonal, Lieferanten, Ehemalige oder auch wirtschaftliche und politische Funktionsträger. 

Idee 2: Ansprechpartner für jede Zielgruppe bieten

Die erste Idee zur Durchführung ihres virtuellen Tag der offenen Tür ist es daher, für die verschiedenen Interessengruppen spezialisierte Ansprechpartner zur Verfügung zu stellen. Im Rahmen von online Chats oder Video Meetings sollte es den Besucherinnen und Besuchern möglich sein, in vertretbarer Zeit persönlich mit einem Ansprechpartner in Kontakt zu treten und Fragen beantwortet zu bekommen. 

Meeting und Chats bieten einen Mehrwert bei einem virtuellen Tag der offenen Tür

Ein solches Angebot erfordert zwar etwas Organisationsaufwand  und einen größeren Personaleinsatz auf Seiten des durchführenden Unternehmens. Zu beachten ist jedoch, dass dem eine enorme Zeitersparnis gegenüber steht, die man anderweitig allein für die Organisation eines klassischen Tags der offenen Tür benötigt hätte. Bei der Wahl der technischen Möglichkeiten sollte darauf geachtet werden, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch die entsprechende Software zum Chat besitzen. Zu beachten sind beispielsweise erkennbare Unterschiede in der Nutzung von Messengern im professionellen Bereich und bei Endkunden, weshalb Browserlösungen oftmals vorteilhaft sind.

Idee 3: Klare Messages und Call to Actions

So wie Zielgruppen klar definiert und getrennt werden sollten, so empfiehlt es sich auch für jede Zielgruppe ein spezifisches Informationsangebot herauszuarbeiten und im besten Falle konkrete Ablaufpfade der Teilnahme sowie Call to Actions zu definieren. Veranstaltende Unternehmen und Organisationen sollten sich klar sein, welche Ergebnisse sie von welcher Teilzielgruppe erwarten und wie dies auch für diese Teilzielgruppen schnell und angenehm erreicht werden kann. 

Idee 4: Klare Phasenunterscheidung in der Planung

Für einen effizienten virtuellen Tag der offenen Tür sollte darauf geachtet werden, dass dieser seine Wirkung nicht nur während der unmittelbaren Durchführung entfaltet. Mindestens ebenso entscheidend sind auch die Einladungsphase und die Nachbereitungsphase. In der Einladungsphase wird im besten Falle bereits eine Vielzahl von möglichen Kunden an das Unternehmen erinnert. Hiermit entsteht bereits vor dem eigentlichen virtuellen Tag der offenen Tür eine Breitenwirkung. Ähnlich wie bei einem klassischen Tag der offenen Tür bietet sich für die Einladungsphase zunächst das klassische Verfassen von Pressemitteilungen an: speziell wenn ein Unternehmen oder eine Institution auf ein regionales Einzugsgebiet orientiert. Darüber hinaus können Veranstaltungen in sozialen Netzwerken erstellt und beworben werden. Vorteilhaft ist es oft, wenn die eigene Belegschaft in ihrem Familien- und Bekanntenkreis auf die Veranstaltung hinweist.

Idee 5: Präsentation von Produkten und Dienstleistungen

Die Produktion von Produkten und Dienstleistungen bildet für gewöhnlich den Kern von Angeboten zum virtuellen Tag der offenen Tür. Hierauf sollte der uneingeschränkte Fokus der Aufmerksamkeit liegen. Mit Blick auf das Merkmal Exklusivität besteht hier jedoch die Aufgabe, nicht einfach nur bestehende Produkte und Dienstleistungen vorzustellen, die auch jederzeit sonst verfügbar sind. Viel mehr ist es Aufgabe für den virtuellen Tag der offenen Tür, möglichst besondere Produkte oder Dienstleistungen vorzustellen. Hierbei kann es sich um zeitlich begrenzte Angebote, Sondereditionen, die Darstellung historische Produkte oder einen Blick in zukünftige Produkte oder Dienstleistungen handeln. Alternativ können besondere Merkmale bestehender Produkte hervorgehoben werden. Als Motto-Tage könnten hier beispielsweise Umweltaspekte angesprochen oder die Bedeutung einer Einrichtung als Arbeitgeber in der Region hervorgehoben werden. 

Idee 6: Coupons und Nachlässe

Gutscheine und Rabatte gehen immer, auch bei einem virtuellen Tag der offenen Tür

Eine weitere Möglichkeit für den virtuellen Tag der offenen Tür liegt im Anbieten von Coupons oder Nachlässen. So wie Kulis, Schlüsselbänder oder Kalender zum klassischen Tag der offenen Tür einfach dazugehören, können Veranstalter auch für die Onlineversion eine Kleinigkeit mit finanziellen Vorteilen bieten. 

Idee 7: Malwettbewerb

Zu den klassischen Aktivierungsinstrumenten für einen Tag der offenen Tür zählen üblicherweise Kinderschminken, Wettbewerbe und der Auftritt von Schülergruppen oder Hobbykünstlern. Viele dieser Maßnahmen lassen sich virtuell kaum umsetzen, weshalb das klassische Instrument Malwettbewerb in den Fokus rückt. Online ist dieses relativ einfach realisierbar und kann bei Einsatz von Onlinevoting dazu führen, mehr Traffic auf die Veranstaltungsseite zu ziehen. Kinder und deren Eltern, die an solchen Malwettbewerb teilnehmen, streuen die Informationen hierüber in einem großen Bekanntenkreis und helfen darüber, den Tag der offenen Tür bekanntzumachen.

Wettbewerbe sorgen für mehr Spass und Interaktionen bei einem virtuellen 360 Grad Rundgang

Ein geeignetes Verfahren ist es dabei, dass solche Malwettbewerbe circa zwei Wochen vor der Durchführung des virtuellen Tags der offenen Tür gestartet werden und ihre Wirkung bis zum Tag der offenen Tür entfalten, auf dem dann die Kür der Gewinnergemälde erfolgt. Wie bei anderen Maßnahmen mit Interaktion von Außenstehenden müssen auch hier die entsprechenden Datenschutzvereinbarungen beachtet und Veröffentlichungsrechte eingeholt werden. 

Malwettbewerbe sollten darüber hinaus erstens beachten, dass es sich um einen leicht zu behandeln das Thema mit Bezug zum Unternehmen oder zur Organisation handelt, zweitens sollten Veröffentlichungsrechte auf die Durchführung der Organisation übergeben und drittens empfiehlt es sich dringend für jedes teilnehmende Kind mindestens einen ansprechenden Trostpreis bereitzustellen. 

Die Außenwirkung kann weiter gesteigert werden, indem die Wahl des besten Bildes durch eine Jury durchgeführt wird, die ihrerseits hierüber in den sozialen Medien berichtet. Alleine die Einladung in eine solche Jury ist eine gute Beziehungspflege und kann Geschäftspartnern oder Politikerinnen und Politikern angetragen werden. Auch die Einbeziehung pensionierter Beschäftigter kann hier positiv wirken – indem diese Wertschätzung positiv von der aktuellen Belegschaft aufgenommen wird. 

Schließlich sollten Malwettbewerbe das Branding der veranstaltenden Einrichtung sichern: Hierzu können bestimmte Formatvorlagen für die Gemälde verpflichtend gemacht werden, die Logos oder Hinweise auf den virtuellen Tag der offenen Tür tragen.

Idee 8: Online-Rätsel oder Quiz

Ein Onlinerätsel oder ein Quiz sind weitere Möglichkeiten, die bei einem virtuellen Tag der offenen Türen angeboten werden können. Der Vorteil dieses Instrumentes ist eine starke Motivierung und Aktivierung von Besuchen, insbesondere dann, wenn Preise ausgelobt werden. Typische Preise können dabei neben Produkten des Unternehmens auch vergünstigte Dienstleistungen, Rabatte oder Sach- und Wertprämien sein. Empfehlenswert ist es dabei, die oben genannten Ziele sowohl der Veranstalter wie auch der Gäste im Blicke zu halten und Quiz oder Rätsel thematisch auf die durchführende Organisation oder ein Motto zuzuspitzen. Obschon sich Onlinerätsel und Quizze technisch mittlerweile sehr leicht für den Onlinebereich realisieren lassen, haben sie gegenüber einem Malwettbewerb den Nachteil, dass hier die Teilnehmerinnen und Teilnehmer nicht eigenständig für eine Verbreitung der Informationen zum Tag der offenen Tür oder des Unternehmens und der Organisation beitragen.

Idee 9: Erzähle deine Geschichte

Zur Ansprache und Aktivierung erwachsener Zielgruppen auf einem virtuellen Tag der ist es vielversprechend, diese beispielsweise um persönliche Stellungnahmen zum Unternehmen, zur Organisation oder zum gewählten Mottothema zu motivieren. Solche Beiträge können per Video beigesteuert und eingebunden werden, allerdings erklären sich aller Erfahrung nach nur wenige Personen für Bewegtbild bereit und der Bearbeitungsaufwand ist hoch.  

Leichter gelingt es, die Gäste des Tags der offenen Tür um ein kurzes schriftliches Statement mit Namensnennung zu bitten. Dieses kann dann – bei erfolgter Klärung des Daten- und Urheberrechtsschutzes – ebenfalls im virtuellen Tag der offenen Tür veröffentlicht werden. 

Sinnvoll ist es, dass hierzu ein Redaktionsteam schnell über die Veröffentlichung entscheiden kann. Damit es gelingt, hier eine substanzielle Zahl von Beiträgen zu erzielen, können bereits vor dem Tag der offenen Tür Lokal-, Landes- und Bundespolitiker aus der Region um Stellungnahmen gebeten werden – diese reagieren hierauf in der Regel sehr wohlwollend und füllen schnell eine Liste mit Statements, die dann durch weiter eingehende Stellungnahmen ergänzt werden können. Organisationen könnten hierfür auch Alumni bitten, ihre Erfahrungen zu teilen und eine kurze Erinnerung zu schreiben. 

Idee 10: Nach dem Spiel ist vor dem Spiel (Nachbereitungsphase)

Eine abschließende Idee für einen virtuellen Tag der offenen Tür ist es, die Besucherinnen und Besucher zur Speicherung ihrer Interessen und Kontaktdaten aufzufordern. Hierbei sollten erneut die wesentlichen Interessenfelder Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Personal berücksichtigt werden. Für die Abgabe und Speicherung der Daten kann ein besonderer Bonus für eine Folgeveranstaltung oder ein Rabattcoupon bereitgestellt werden. 

Hintergrund dieser Kontaktabfrage ist es, dass Besucherinnen und Besucher der virtuellen Tage der offenen Tür oft hochwertige Kontakte sind, die dem ausrichtenden Unternehmen oder Organisation bereits Interesse entgegen gebracht haben. Diese Kontakte im Unternehmensinteresse zu nutzen ist vielversprechend. Eine solche Kontaktabfrage können mit weiteren Erhebungen für die Marktforschung im Unternehmen genutzt werden oder es können auch Bewertungen über den Tag der offenen Tür hier abgefragt werden.

Fazit

In Ergänzung zu anderen Maßnahmen in Marketing und in der Öffentlichkeit sind Tage der offenen Tür in der Regel besondere Anlässe sowohl für die ausrichtenden Unternehmen und Organisationen wie auch für das Publikum. Für Veranstalter ist diese Veranstaltungsform insbesondere für Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Personalgewinnung nutzbar. Virtuelle Tage der offenen Tür sind dabei sinnvoll sowohl in Zeiten der Pandemie als auch für Unternehmen oder Organisationen, deren Kundschaft sich nicht vorwiegend am Standort befindet. Neben virtuellen Rundgängen sollten bei virtuellen Tagen der offenen Tür beispielsweise Produkte und Dienstleistungen im Detail präsentiert werden. Außerdem bieten sich Chats an, wobei nach Zielgruppen unterschieden werden sollte. Malwettbewerbe, das Einholen von Testimonials und das Bereitstellen von Coupons sind weitere Möglichkeiten, um einen virtuellen Tag der offenen Tür anzureichern.