Die besten Tipps für einen erfolgreichen 360-Grad-Rundgang

Virtuelle Tage der offenen Tür sind Insbesondere in Zeiten der Pandemie ein attraktives  Instrument für Marketing, Öffentlichkeitsarbeit und Personalgewinnung. Für Unternehmen und Organisationen, deren Zielgruppen nicht im unmittelbaren regionalen Einzugsbereich liegen, sind virtuelle Tage der offenen Tür generell attraktiv. Eines der Standardelemente eines Tages der offenen Tür ist ein virtueller Rundgang, der als 360-Grad-Fotografie oftmals den Kern und den Leitfaden für Besucherinnen und Besucher darstellt. In technischer Hinsicht gibt es hierfür exzellente Angebote und Dienstleister. Doch worauf müssen die durchführenden Organisationen und Unternehmen speziell achten?

Zielsetzung klären

Um die besten Ergebnisse für eine 360°-Fotografie zu erhalten, sollte die Zielsetzung dieser Maßnahme vorab schriftlich festgelegt werden. Neben Zielen sollten dabei auch Zwischenziele und Indikatoren festgelegt werden – wenn möglich auch in Verbindung mit KPI. Eine typische Zielsetzung für eine erstmalige Durchführung könnte lauten: “Wir möchten unseren Kunden unsere neueste Dienstleistung virtuell vorstellen und dazu 10% Steigerung der Verkäufe erzielen” oder “Wir möchten online neue Azubis gewinnen und dazu 50 neue Kontakte ansprechen”.

Empfehlenswert ist es, sich bei der Erstellung eines ersten Angebotes mit einem virtuellen Rundgang nicht direkt zu hohe quantitative Ziele zu setzen. Vielmehr sind für einen ersten Durchlauf bereits der Nachweis eines funktionierenden Verfahrens, die Realisierbarkeit und einige erste Ergebnisse ein Erfolg. Ausgehend hiervon kann in einem zweiten Schritt dann der erprobte virtuelle Rundgang verbessert und verfeinert werden. Dieses empfehlenswerte Verfahren gibt auch einen generellen Hinweis: Vor Durchführung eines wichtigen und massiv beworbenen virtuellen Tags der offenen Tür sollte dieser zwingend öffentlich, jedoch in kleinem Format vorab getestet werden.

Weitere Aufgabe ist es darüber hinaus bereits in der Planungsphase, die Zielgruppe genau zu festzulegen. Ausgehend von der definierten Zielgruppe leiten sich die Maßnahmen und die Gestaltung des virtuellen Rundgangs ab. In diesem Sinne wird eine Ausgestaltung eines virtuellen Rundgangs besonders ausfallen, wenn es sich um eine junge Zielgruppe handelt, die beispielsweise als Studierende einer Bildungseinrichtung gewonnen werden sollen. Wieder anders verhält es sich, wenn es sich um Endkonsumenten für ein Produkt handelt oder um die Gewinnung von Geschäftskunden. Neben Interessen unterscheiden sich Nutzungserwartungen und Nutzungszeiten. Bestehen mehrere Zielgruppen, so ist zu prüfen ob mehrere Rundgänge angeboten werden sollen oder ob sich alle Personen im Rahmen eines Rundgangs optimal ansprechen lassen.

Call to Action

Aufs Engste zusammenhängend mit der definierten Zielsetzung sind die Handlungsaufforderungen – Call to action. Bereits in der Planungsphase des virtuellen Rundgangs ist es wichtig festzulegen, welche Handlungsaufforderungen an Besucherinnen und Besucher gerichtet werden und an welcher Stelle im Angebot diese platziert werden. Bei einem virtuellen Rundgang empfiehlt es sich, diese Handlungsaufforderungen mehrfach und gegebenenfalls in jedem Raum zu platzieren. 

Es können dabei mehrere verschiedene Handlungsaufrufe platziert werden: beispielsweise Informationsmaterial anfordern, für einen Newsletter registrieren oder einen Rückruf vereinbaren. Alternativ kann es eine einzelne Handlungsaufforderung geben (“Mehr Informationen”), die zu einer speziellen Landing Page führt, auf der dann die Interessen und Kommunikationspräferenzen abgefragt werden. Wichtig ist, dass diese Call to Action als zentrale Funktionselemente die wichtigste Stellung im Planungsprozess eines virtuellen Rundgangs einnehmen und in der Realisierung dann die höchste Aufmerksamkeit erhalten.

Zielgruppe klären

Erfolgsbedingung für den virtuellen Rundgang ist es darüber hinaus, die Zielgruppen für die Veranstaltung klar zu definieren. Zielgruppen lassen sich in der Regel nach der vermuteten Intention, dem Alter, dem Bildungsgrad oder dem Geschlecht unterscheiden. Die entscheidenden Abteilungen für die meisten virtuellen Rundgänge sind das Marketing, die Öffentlichkeitsarbeit und die Personalgewinnung. Alle drei Abteilungen haben dabei unterschiedliche Personengruppen im Blick und können diese in der Regel genau definieren. Aufgabe eines virtuellen Rundgang es ist es, diese Gruppen möglichst adäquat anzusprechen und ein Gesamtangebot für alle Zielgruppen zu bieten.

Auch wenn die Zielgruppen durch die Abteilungen klar definiert wurden und ein entsprechendes Informationsangebot aufbereitet wird, bedeutet dies noch nicht, dass die tatsächlichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer auch aus dieser Gruppe entstammen. Veranstalter von virtuellen Rundgängen sollten daher nicht nur darauf achten, ihre Zielgruppe vorab zu definieren –  sondern die tatsächlich Erreichten entsprechend zu überprüfen. Insofern empfehlen sich Abfragen zu den gewünschten Interessen und demografischen Daten der tatsächlichen Besucherinnen und Besucher, um hierdurch Rückschlüsse für Öffentlichkeitsarbeit, Personalwesen und Marketing sowie für eine Anpassung des virtuellen Rundgangs zu ziehen. Wichtig ist es dabei natürlich, dass diese Informationen unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Regelungen entsprechend erhoben und gespeichert werden.

Richtige Ansprache der Zielgruppe 

Eine der wichtigsten Fragen für die richtige Ansprache eine Zielgruppe ist neben der gewählten Sprache auch die Anredeform. In der Regel bietet sich hier immer die höflichste Anredeform (per Sie) an, auch wenn sich ein Angebot an Schülerinnen und Schüler richtet. Manche Unternehmen und Organisationen nutzen im Standard das Du für die Ansprache von Zielgruppen. Auch hier sollte zumindest diskutiert werden, ob das Du für die erwarteten Zielgruppen passend ist und in den begleitenden Texten, Videos oder Audios für den virtuellen Rundgang genutzt werden kann.  

Aufnahmeplanung

Vor dem Aufnehmen eines 360°-Rundgangs sollte bereits ausreichend im Vorfeld festgelegt werden, welche Räumlichkeiten einbezogen werden sollen. Dies hängt eng mit den bereits zuvor festgelegten Zielsetzungen und Zielgruppen zusammen. Bei der Aufnahmeplanung geht es nun darum, den Teil der Gebäude festzulegen, der für den Rundgang virtuell zugänglich sein soll. Festgelegt werden sollte in diesem Schritt auch, welche Räume ausdrücklich nicht für den Rundgang zur Verfügung stehen. Hierbei kann es sich um schützenswerte Räume aus Gründen des Know-how Schutzes (beispielsweise Produktionslinien) oder um Sicherheitsaspekte handeln. Aufnahmen von Sicherheitstechnik, sensiblen Zugängen oder Lagerräumen mit hochwertiger Technik sollten dabei beispielsweise eher vermieden werden. 

Gestaltung des Rundgangs

Bei der konkreten Festlegung eines Rundgangs gilt es sodann, die einzelnen Räume vorab auf ihre Tauglichkeit für Aufnahmen zu prüfen. Hierbei sollte vor allem darauf geachtet werden, welche Außenwirkung diese Räume haben. Eine solche Prüfung wird im besten Falle von allen Stakeholdern gemeinsam durchgeführt – neben der Projektleitung also in der Regel die Abteilungen Personal, Marketing und Öffentlichkeitsarbeit. Entspricht die optische und sachliche Gestaltung eines Raumes nicht der gewünschten Außenwirkung, so sollte dieser Raum angepasst werden. Besondere Beachtung muss sich auf politische Fragen und political correctness richten. In diesem Sinne sind Objekte und dabei insbesondere Schriftstücke (Plakate, Aufkleber oder Bücher) auf ihre Unbedenklichkeit hin zu prüfen und gegebenenfalls zu entfernen. 

Zusatzinformationen bieten

Für einen virtuellen Rundgang sollte die Regel gelten, dass alle auftauchenden Fragen der Besucherinnen und Besucher auch direkt auf der Seite beantwortet werden können. Bereits bei der Planung des virtuellen Rundgangs sollte dies beachtet werden. Daher sollten auch nur Räume oder Gebäudeteile in das Programm aufgenommen werden, zu denen auch Fragen beantwortet werden sollen und können. Räume oder Objekte, zu denen keine Informationen geliefert werden können, sollten daher möglicherweise in einem Rundgang auch gar nicht gezeigt werden. 

Lässt sich ein Raum oder Gebäudeteil aus einem Rundgang nicht sinnvoll ausschließen, so lassen sich hier möglicherweise spezielle Informationen zu Querschnittsthemen platzieren. Solcherart Räume lassen sich virtuell auch hervorragend für die Einbindung von Rätseln oder Quizelementen nutzen. Für Korridore oder Eingangsbereiche bietet es sich in dieser Hinsicht an, hier beispielsweise Informationen zur Geschichte des Unternehmens oder der Organisation anzubringen. 

Wichtig ist darüber hinaus, dass es zu jeder Zeit eine Kontaktschaltfläche geben sollte, über die Besucherinnen und Besucher Fragen stellen können. Hier wäre ein Live Chat natürlich empfehlenswert.

Testen bevor es live geht

Sobald eine erste Version des virtuellen Rundgangs existiert, ist eine genaue Prüfung des neuen Angebote angezeigt. Ein solcher Test dient dazu, vor Veröffentlichung eventuelle inhaltliche Unzulänglichkeiten herauszufinden, Unklarheiten zu beseitigen und eventuell zusätzliche Ideen zu erhalten, bevor das eigentliche Event durchgeführt wird. Ein solcher Test lässt sich in verschiedener Intensität durchführen. 

Einerseits können hierfür professionelle Dienstleister zu rate gezogen werden, die entsprechende Evaluationen durchführen. Auf der anderen Seite können solche Überprüfungen auch inhouse durchgeführt werden: zum Beispiel mit einer Fokusgruppe, die sich aus bisher nicht am Projekt beteiligten Beschäftigten zusammensetzt. Diese können das Angebot erhalten, den erstellten virtuellen Rundgang in einer vorgegebenen Zeit zu prüfen und dabei Auffälligkeiten, Ideen oder Wünsche direkt kund zu tun. Diese Ergebnisse können dann Einfluss in das Projekt erhalten. Eine Alternative besteht darin, die Fokusgruppe bei ihrem Test des virtuellen Rundgangs teilnehmend zu beobachten und deren Handlungen und Funktionen zu überprüfen und stillschweigend Notizen anzufertigen, die dann ausgewertet werden können. 

Schließlich kann auch Software eingesetzt werden, die das Surf- und Klickverhalten sowie die Blickrichtungen der Teilnehmerinnen und Teilnehmer der Fokusgruppe während des Rundgangs überprüfen. Hieraus lassen sich konkrete Schlussfolgerungen zur Optimierung des Angebotes ziehen, bevor in größerem Stile eingeladen wird.

Weitere Tipps

360-Grad-Aufnahmen werden beim virtuellen Tag der offenen Tür auch dann ein Erfolg, wenn es hierfür optimale Lichtverhältnisse gibt. Ideal ist natürliches Sonnenlicht, das am Aufnahmetag möglichst gleichmäßig alle Räume aushellt. Selbst wenn es sich um Innenaufnahmen handelt, wirken virtuelle Rundgänge immer dann besser, wenn Sonnenlicht zur Verfügung steht. Notfalls muss mit künstlichem Licht unterstützt werden.

Wichtig ist darüber hinaus, dass die Aufnahmen ungestört und mit ausreichendem Zeitansatz durchgeführt werden. Aufnahmen, die aufgrund von Störungen mehrfach unterbrochen werden überzeugen selten durch ihre Qualität. Die meisten Veranstalter werden aus Gründen des Datenschutzes keine Personen im Bild festhalten wollen – hierfür eignen sich arbeitsfreie Tage im Besonderen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen sind bereits vor den Aufnahmen zwingend und im Detail zu beachten. Einerseits können für Gebäude bestimmte Beschränkungen für Fotografie und Video bestehen, falls es sich um besondere architektonische Gebäude mit Markenschutz handelt oder geschützte Marken in anderer Art dargestellt werden. Zweitens ist auf Persönlichkeitsrechte zu achten. Personen, die in einem virtuellen Rundgang abgelichtet werden, müssen um ihre Zustimmung gefragt werden. Diese Zustimmung sollten Veranstalter schriftlich fixieren und aufbewahren. Auch Personen, die beispielsweise auf Fotografien in Gebäuden des virtuellen Rundgangs sichtbar sind, müssen ebenfalls ein Einverständnis zur Veröffentlichung geben. Für diese Einverständniserklärungen gibt es bestimmte Regeln. Es empfiehlt sich, hierzu rechtliche Beratung vor der Durchführung zu nutzen.

Fazit

Virtuelle Rundgänge können durch 360°-Fotografie eine perfekte Nutzerführung sowie Erlebnischarakter für Onlinebesucher darstellen. Neben der technischen Realisierung gilt es jedoch auch bereits im Vorfeld bestimmte inhaltliche und gestalterische Grundfragen zu klären. Hierzu zählen Zielgruppe, Zielsetzung, Ausgestaltung der Räume und rechtlichen Fragen. Zentral ist es, die gewünschte Wirkung stets im Blick zu halten und hierfür immer wieder zu prüfen, ob die Call to action richtig gesetzt und verwendbar ist.